Курсы секретарей-помощников руководителя со знанием стенографии

Рассматриваемые темы обучения:

1. Делопроизводство. Введение.
1.1. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Секретарь в структуре управления.
1.2. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.

2. Документ.
2.1. Значение документов в управлении.
2.2. Понятие документа. Функции документа.
2.3. Классификация документов. Виды.
2.4. Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.

3. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
3.1. Необходимость единых правил оформления документов.
3.2. Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов.
3.3. Юридическое значение документа.
3.4. Особенности языка служебных документов.
3.5. Бланки документов.

4. Организационно-распорядительные документы.
4.1. Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
4.2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).
4.3. Информационно-справочные (акты, письма, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.).
4.4. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.).
4.5. Коммерческие документы (контракты и т.д.).
4.6. Формуляр-образец.

5. Документооборот.
5.1. Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).
5.2. Работа с входящими документами. Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.
5.3. Работа с исходящими документами. Этапы обработки. Порядок работы.
5.4. Работа с внутренними документами. Этапы и порядок работы с внутренними документами.
5.5. Регистрация документов. Виды регистрации документов.
5.6. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.).
5.7. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.
5.8. Формирование и оформление дел. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.
5.9. Экспертиза ценности документов. Понятие.
5.10. Определение сроков хранения. Порядок выдачи дел.

6. Подготовка дел и передача в архив.
6.1. Формы описи и акты.
6.2. Передача дел в архив.
6.3. Работa с конфиденциальными документами.

7. Оформление документации.
7.1. Форматирование страниц, абзаца, шрифта. Оформление текста.
7.2. Создание всех видов бланков и сохранение их в Автотексте.
7.3. Форматирование служебного письма.
7.4. Правила оформления основных реквизитов, их расположение в документе. Требования к оформлению бланков.
7.5. Оформление реквизитов, придающих документу юридическую силу.
7.6. Оформление приказа по общей деятельности. Внутреннее согласование документа.
7.7. Оформление распоряжения. Оформление решения.

8. Оформление номенклатуры дел с использованием таблицы в программе Word. Оформления акта уничтожения документов, срок хранения которых истек.

9. Оформление информационно-справочной документации.
9.1. Справочно-информационная документация.
9.2. Разновидности служебных писем. Общие правила оформления.
9.3. Оформление различных деловых писем: письмо-предложение, письмо-приглашение, сопроводительное письмо.
9.4. Служебные записки. Акты. Гарантийные письма.v 9.5. Реквизит "резолюция". Реквизит "отметка о заверении копий". Оформление выписки из документа.

10. Оформление документов с помощью табулятора.
10.1. Создание списков. Табуляция в тексте.
10.2. Оформление документов с помощью табуляции.
10.3. Печать конверта с адресами отправителя и получателя.

11. Работа в системе Word и Excel.
11.1. Оформление титульного листа доклада. Шапка документа.
11.2. Построение таблиц в программе Word.
11.3. Построение таблиц в программе Excel.
11.4. Построение диаграмм.
11.5. Вставка в текст документа Word ранее разработанной таблицы Excel.

12. Машинопись.
12.1. Конструктивные особенности клавиатуры. Основные правила и приемы «слепого» 10-ти пальцевого метода.
12.2. Опорная позиция «ФЫВА ОЛДЖ». Изучение клавиш опорного ряда, использование пробела.
12.3. Печать буквосочетаний, гаммы.
12.4. Верхний буквенный ряд. Отработка слов и буквосочетаний с использованием двух рядов клавиатуры.
12.5. Нижний буквенный ряд. Печать текстов с использованием 3-х рядов клавиатуры.
12.6. Цифровой ряд. Особенности движения рук к клавишам цифрового ряда, буква «Ё».
12.7. Использование клавиши Shift.
12.8. Знаки препинания. Правила набора знаков препинания в текстах.
12.9. Работа над техникой и развитием скорости письма.
12.10. Словарные и текстовые тренировки.

13. Этика делового общения.
13.1. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики.
13.2. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
13.3. Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации.
13.4. Служебная вертикаль (отношения в системе «руководитель-подчиненный»). Служебная горизонталь (отношения в системе «коллега-коллега»). Служебная субординация.
13.5. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
13.6. Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий.
13.7. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
13.8. Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. «Трудные люди». Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
13.9. Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки.
13.10. Ваш «говорящий имидж». Речевой этикет. Фазы телефонного разговора. Этика телефонных переговоров. Формы вежливого решения конфликтных ситуаций.

14. Деловая переписка.
14.1. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
14.2. Ключевые принципы составления деловых писем. Шаблоны и стандарты оформления.
14.3. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.
14.4. Стандарты международной корреспонденции.

15. Помощник руководителя.
15.1. Обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе.
15.2. Деловые и личные качества.
15.3. Деловое взаимодействие с руководителем. Делегирование.
15.4. Лояльность и конфиденциальность в работе с руководителем.
15.5. Специфика донесения негативной информации руководителю.
15.6. Выполнение деликатных и личных поручений. Общение с родственниками руководителя. Конфиденциальность.

16. Тайм-менеджмент помощника руководителя. Методы планирования.
16.1. Цели тайм-менеджмента. Как определить приоритеты в делах.
16.2. Основы продуктивности. Причины непродуктивности и прокрастинации. Методы повышения продуктивности.
16.3. Организация рабочего времени. Где найти время. Методы оценки затрат времени.
16.4. Нормирование труда.
16.5. Метод «Матрица Эйзенхауэра».
16.6. Правило Парето.
16.7. Принцип 60/20/20.
16.8. 7 шагов Недельного планирования.
16.9. «Кайросы» и «Хроносы».
16.10. Планирование «Жёстких» и «Гибких» задач.

17. Организация работы руководителя.
17.1. Планирование рабочего дня руководителя: расстановка приоритетов, расчет времени, ведение органайзера.
17.2. Информационное обеспечение работы руководителя: сбор, анализ и представление информации руководителю.
17.3. Организация сервисного обслуживания руководителя. Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы.
17.4. Планирование и контроль работы с документами.
17.5. Информационно-документационное обеспечение деловой поездки.
17.6. Подготовка поездок, публичных выступлений руководителя, переговоров, бизнес-ланчей, презентаций, конференций.

18. Стенография.
18.1. Знаки для согласных. Алфавит. Слитные знаки.
18.2. Соединение знаков. Сокращенная запись слов алфавитными и слитными знаками.
18.3. Знаки для гласных (в начале слова, в конце слова). Обозначение гласных в середине слова.
18.4. Гласные А - Я.
18.5. Имена собственные, удвоенные согласные.
18.6. Пропуск окончаний у определений.
18.7. Гласные Е - Ё - Э. Правило строчности.
18.8. Гласные И - Ы.
18.9. Гласная О.
18.10. Гласные У - Ю.
18.11. Фразеограммы. Сокращение многосложных слов. Конечные сочетания слов. Числительные.
18.12. Общий принцип сокращений.
18.13. Знаки для конечных сочетаний слов.
18.14. Сокращение концом слова.
18.15. Числительные и другие части речи, образованные от числительных.
18.16. Отрыв и перечеркивание. Начальные сочетания слов.
18.17. Знаки для приставки.
18.18. Дополнительное сочетание слов. Корни слов.
18.19. Знаки для корней.
18.20. Знаки «связанных понятий». Сложные слова.
18.21. Общие правила написания.
18.22. Условное сокращение частей сложных слов.
18.23. Слияние одинаковых и однородных знаков. Фразеограммы.
18.24. Простое соединение слов.
18.25. Пропуск слов.
18.26. Идеограммы.

Зачёт.